Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest WebFlick Avishek Nayek, al. Jana Pawła II 80/4, 00-175 Warszawa, NIP: 5243080912.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@webflick.pl.

Nie powołano inspektora ochrony danych (IOD) — dla działalności o obecnej skali jego wyznaczenie nie jest wymagane.

Zbieramy wyłącznie dane, które przekazujesz nam samodzielnie oraz dane techniczne niezbędne do udostępnienia strony:

• Formularz kontaktowy: imię (lub imię i nazwisko), adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, wybrana usługa, treść wiadomości.
• Formularz rezerwacji konsultacji: imię, adres e-mail, opcjonalnie telefon, wybrany termin, opcjonalne uwagi.
• Formularz bezpłatnej koncepcji strony: imię, adres e-mail, opcjonalnie telefon, branża, cele i uwagi, które podasz.
• Kontakt telefoniczny / asystent głosowy (Vapi): numer telefonu, imię podane w rozmowie, wybrany język, opis potrzeb, czas trwania połączenia oraz tekstowa transkrypcja i podsumowanie rozmowy. Transkrypcja i podsumowanie są zapisywane w naszej bazie danych i wysyłane na adres kontakt@webflick.pl. Nagrania audio nie są zapisywane ani w naszej aplikacji, ani przez usługę Vapi — nagrywanie i przechowywanie nagrań oraz transkrypcji po stronie Vapi jest wyłączone.
• Czat AI na stronie: treść wiadomości, którą wpiszesz w okno czatu.
• Dane techniczne / logi: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, adres odwiedzanej strony, data i godzina — przetwarzane przez dostawcę hostingu w celu utrzymania i zabezpieczenia serwisu.
• Dane analityczne (tylko po Twojej zgodzie): identyfikator pliku cookie i statystyki korzystania ze strony.

Poniższe podstawy prawne odnoszą się do funkcjonalności faktycznie działających na tej stronie. Każdą z nich należy potwierdzić z uwzględnieniem realnego modelu działalności administratora.

• Odpowiedź na zapytanie z formularza, telefonu, WhatsApp lub czatu oraz przygotowanie oferty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji handlowej).
• Obsługa rezerwacji terminu konsultacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Zapewnienie działania, bezpieczeństwa i stabilności strony, w tym ochrona przed spamem — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Statystyki i analityka ruchu (Google Analytics) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli wyłącznie Twoja zgoda wyrażona w banerze cookies; zgodę możesz w każdej chwili wycofać.
• Ewentualne obowiązki księgowe i podatkowe w razie zawarcia umowy — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Stosujemy następujące okresy przechowywania danych osobowych:

• Wiadomości z formularza kontaktowego i korespondencja e-mail: 6 miesięcy.
• Rezerwacje konsultacji: 6 miesięcy.
• Zapisy dotyczące połączeń telefonicznych i asystenta głosowego (transkrypcja i podsumowanie): 6 miesięcy.
• Dane analityczne (Google Analytics): 6 miesięcy.
• Logi serwera: do 12 miesięcy, zgodnie z obowiązującymi warunkami i konfiguracją retencji usługi OVHcloud.

Dane mogą być powierzane dostawcom usług, którzy są faktycznie wykorzystywani na tej stronie. Z każdym z nich należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO):

• Hosting i infrastruktura strony: OVHcloud.
• Poczta służbowa, na którą trafiają wiadomości z formularzy (kontakt@webflick.pl): Google Workspace (Google Ireland Limited).
• Automatyczne powiadomienia i potwierdzenia są wysyłane przez usługę pocztową platformy, na której działa aplikacja (nadawca: notify.webflick.pl).
• Baza danych aplikacji, w której zapisywane są rezerwacje terminów i rejestr połączeń: Supabase (PostgreSQL).
• Usługa asystenta głosowego odbierającego połączenia telefoniczne: Vapi.
• Dostawca modelu językowego obsługującego czat na stronie — treść wpisanych wiadomości jest przekazywana do przetworzenia: OpenAI (modele ChatGPT).
• Analityka ruchu (wyłącznie po zgodzie): Google Analytics 4 (G-0SN4QVBXYM), Google Ireland Limited.

Strona zawiera linki do usług zewnętrznych: WhatsApp (Meta), Facebook, Instagram (jeżeli link jest aktywny) oraz profil w Google (Google Business Profile / Mapy Google). Są to zwykłe linki — nie osadzamy widgetów tych serwisów i nie ładują one skryptów śledzących na naszej stronie.

Po kliknięciu takiego linku opuszczasz webflick.pl i trafiasz do serwisu zewnętrznego, który przetwarza Twoje dane na własnych zasadach i we własnej polityce prywatności. WhatsApp nie jest wewnętrznym, kontrolowanym przez nas kanałem komunikacji — nie zalecamy przesyłania tą drogą danych szczególnie wrażliwych.

Część dostawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (dotyczy to w szczególności Google Analytics oraz dostawców usług chmurowych i AI). W takich przypadkach transfer powinien opierać się na standardowych klauzulach umownych lub innym mechanizmie z rozdziału V RODO. Faktyczne lokalizacje przetwarzania i podstawy transferu należy potwierdzić u każdego dostawcy: [CONFIRM TRANSFER MECHANISM PER PROVIDER].

Strona działa wyłącznie przez połączenie szyfrowane HTTPS. Formularze są walidowane i przetwarzane po stronie serwera, chronione mechanizmem antyspamowym (pytanie weryfikacyjne oraz ukryte pole pułapki) i nie zapisują danych osobowych w przeglądarce ani w adresie URL. Dostęp do skrzynki e-mail i do panelu administracyjnego jest ograniczony do osób upoważnionych.

W zakresie przewidzianym przez RODO masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie (art. 7 ust. 3 RODO) — wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Wystarczy wiadomość na adres kontakt@webflick.pl. Odpowiadamy w terminie wynikającym z RODO. W celu realizacji żądania możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić Twoją tożsamość.

Zgodę na analityczne pliki cookie możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili, korzystając z linku „Ustawienia cookies” w stopce strony.

Podanie danych w formularzach jest dobrowolne, ale niezbędne, aby odpowiedzieć na zapytanie lub potwierdzić rezerwację terminu. Zbieramy tylko te pola, które są do tego potrzebne.

Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy użytkowników w tym celu. Czat AI generuje odpowiedzi na pytania o ofertę, ale nie ocenia użytkowników ani nie podejmuje w ich sprawie decyzji.

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się funkcje strony, wykorzystywane usługi lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, z datą ostatniej aktualizacji na górze strony.